Aile şirketleri hızlı karar alabilmeleri, bağlılıklarının güçlü olması ve uzun vadeli bakışlarıyla büyür. Büyüme belirli bir noktaya geldiğinde ise aynı güçlü yanlar zorluk yaratmaya başlar. Her karar birkaç kişinin onayından geçer, sorumluluklar yazılı değildir ve "bu işi kim yapıyor?" sorusunun cevabı kişiye göre değişir. Bu durum şirketin hızını düşürür.
Kurumsallaşma ne değildir?
Kurumsallaşma denince akla çoğu zaman kalın prosedür kitapları, uzun onay zincirleri ve çok sayıda form gelir. Oysa kurumsallaşmanın amacı bürokrasi üretmek değildir. Amaç, şirketin belirli kişilere bağlı kalmadan işleyebilmesi, kararların öngörülebilir olması ve herkesin ne yaptığını bilmesidir. İyi kurulmuş bir yapı işi yavaşlatmaz, hızlandırır.
İlk adım: mevcut yapıyı görmek
Kurumsallaşmaya yeni bir organizasyon şeması çizerek başlamak cazip gelir. Ancak önce bugünkü yapının gerçekte nasıl çalıştığını görmek gerekir. Kim kime raporluyor, hangi kararlar nerede alınıyor, hangi işler iki kişi arasında çakışıyor, hangileri sahipsiz kalıyor? Bu soruların cevabı, kâğıt üzerindeki şema ile gündelik işleyiş arasındaki farkı ortaya çıkarır.
Roller ve iş tanımları
Mevcut durum netleştikten sonra organizasyon şeması şirketin ihtiyaçlarına göre ele alınır. Her rolün amacı, temel sorumlulukları, yetki alanı ve diğer rollerle ilişkisi tanımlanır. İş tanımları bu noktada çalışanların kendi görev alanlarını ve organizasyon içindeki yerlerini görmelerini sağlayan bir araçtır; yalnızca formalite değildir.
Karar hakları ve yönetişim
Aile şirketlerinde en hassas konu, kararların kim tarafından ve hangi seviyede alınacağıdır. Bu aşamada şu sorular netleştirilir:
- Hangi kararlar yönetim kurulunda, hangileri yönetim ekibinde alınır?
- Hangi harcama ve işe alım kararları hangi seviyede onaylanır?
- Aile üyelerinin şirketteki rolleri ve onlardan beklentiler nelerdir?
- Hangi toplantılar hangi amaçla, ne sıklıkla yapılır?
Aile üyelerinin rollerinin profesyonel yöneticilerle aynı açıklıkla tanımlanması, hem aile içinde hem çalışanlar arasında güveni artırır.
Ünvan, kademe ve ücret
Rollerin netleşmesi ünvan ve kademe yapısını da gündeme getirir. Benzer sorumluluktaki işlerin ortak kademelerde toplanması ve ünvanların tutarlı hale gelmesi, ücret yönetimi, terfi ve kariyer planlaması için ortak bir zemin kurar. Bu zemin olmadan ücret kararları kişiye özel kalır ve zamanla açıklanması zorlaşır.
Değişimi şirketin hızında planlamak
Kurumsallaşma bir günde tamamlanan bir proje değildir. Önceliklerin belirlenmesi, adımların fazlara bölünmesi ve her adımda yönetimin ve çalışanların yeni yapıyı benimsemesi gerekir. Kurulan sistemin şirkete devredilmesi ve bir süre birlikte takip edilmesi, yapının kâğıt üzerinde kalmamasını sağlar.
Hedef, şirketin belirli kişilere bağlı kalmadan, kendi kendine işleyen ve sürdürülebilir bir İnsan Kaynakları yapısına kavuşmasıdır.
Aile şirketlerinde yürüttüğümüz çalışmaların kapsamını Organizasyonel Gelişim sayfasında bulabilirsiniz. Şirketinizin bugün nerede durduğunu birlikte konuşmak için görüşme planlayabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Kurumsallaşma çalışması ne kadar sürer?
Süre şirketin büyüklüğüne, mevcut yapısına ve önceliklerine göre değişir. İlk görüşmede mevcut durumu birlikte değerlendirir, çalışmayı fazlara böler ve her fazın kapsamını ve takvimini en baştan netleştiririz.
Kurumsallaşma aile üyelerinin şirketteki yerini değiştirir mi?
Kurumsallaşma aile üyelerini şirketten uzaklaştırmayı hedeflemez. Amaç rollerini ve onlardan beklentileri netleştirmektir. Aile üyelerinin hangi görevlerde ve hangi yetkilerle yer alacağı açıkça tanımlandığında hem aile içinde hem çalışanlar arasında güven artar.
