Pek çok şirkette performans yönetimi, yılın son haftalarında doldurulan bir formla özdeşleşir. Yöneticiler on iki ayı birkaç puana sığdırmaya çalışır, çalışanlar sonucu çoğu zaman ilk kez o görüşmede duyar ve form bir sonraki yıla kadar dosyada kalır. Bu tablo hem yöneticiyi hem çalışanı yorar. Asıl sorun zaman kaybından öte, kararların dayandığı yerdir: kararlar son haftaların izlenimine dayanır, yıl boyunca biriken veri kullanılmaz.
Form değil, yönetim alışkanlığı
Performans yönetimi hedef koymak, ilerlemeyi takip etmek, geri bildirim vermek ve gelişimi konuşmak demektir. Bu dört adım, yıl boyunca tekrarlandığında işe yarar. Yılda bir kez yapılan tek bir değerlendirme bu döngünün yerini tutmaz. Yıl sonu değerlendirmesi bu döngünün yalnızca son halkasıdır. Yıl içinde düzenli konuşulmuş bir hedefin değerlendirmesi kimseyi şaşırtmaz.
Hedefleri stratejiye bağlamak
İyi çalışan bir performans sistemi şirketin stratejik önceliklerinden yola çıkar. Bu öncelikler fonksiyon, ekip ve rol seviyesinde anlaşılır ve ölçülebilir hedeflere dönüştürülür. Bu aşamada her hedef için şu sorular sorulur:
- Hedef şirketin hangi önceliğine katkı veriyor?
- Başarı neyle ölçülecek ve bu veri kimde?
- Hedef çalışanın kendi etki alanında mı?
- Bir rol için kaç hedef gerçekçi?
Gerekli durumlarda KPI ya da OKR gibi yöntemlerden yararlanırız. Yöntemi şirkete göre seçeriz, şirketi yönteme uydurmayız. Az sayıda, net ve birbiriyle uyumlu hedef, uzun bir hedef listesinden daha çok sonuç üretir.
Yıl boyunca süren konuşmalar
Hedefler belirlendikten sonra asıl iş başlar. Yönetici ile çalışan arasındaki düzenli konuşmalar hedeflerin güncel kalmasını ve sorunların erken görülmesini sağlar. Çeyrek dönem görüşmeleri, kısa birebir toplantılar ya da proje sonu değerlendirmeleri şirketin ritmine göre seçilebilir. Önemli olan ritmin herkes tarafından bilinmesi ve sürdürülmesidir.
Amacımız daha fazla İnsan Kaynakları süreci yaratmak değil; şirketinizin daha iyi yönetilmesini sağlayan doğru sistemleri kurmak.
Yöneticinin rolü
Sistemi asıl yaşatan yöneticidir. Form tek başına bu işi yürütmez. Beklentiyi netleştirmek, geri bildirimi zamanında vermek, başarılı katkıyı takdir etmek ve gelişim konularını ertelememek yöneticinin işidir. Bu yüzden hedeflendirme ve performans değerlendirme koçluğunda, yöneticinin kendi ekibindeki gerçek örnekleri kullanırız. Genel bir eğitimle yetinmeyiz.
Değerlendirmede ortak dil
Aynı puanı iki yönetici farklı anlamlarda veriyorsa sistem güven kaybeder. Ortak bir değerlendirme ölçeği, her puanın davranış ve sonuç olarak ne anlama geldiğini tarif eden açıklamalar ve yıl sonu kalibrasyon toplantıları bu farkı azaltır. Kalibrasyonda yöneticiler değerlendirmelerini birbirine anlatır. Böylece benzer performans benzer şekilde değerlendirilir.
Sistem oturduğunda neler değişir?
Performans sistemi oturduğunda yıl sonu görüşmesi bir sürpriz olmaktan çıkar. Ücret, prim, gelişim ve kariyer kararları kayıtlı hedeflere ve gözlemlere dayanır. Yöneticiler ekiplerini daha net yönetir, çalışanlar kendilerinden ne beklendiğini bilir. Performans konuşması şirketin olağan yönetim dilinin bir parçası olur.
Nereden başlamalı?
Mevcut bir sisteminiz varsa önce nasıl işlediğine bakarız: hedefler nereden geliyor, görüşmeler gerçekten yapılıyor mu, değerlendirme sonuçları hangi kararlara bağlanıyor? Sistem sıfırdan kurulacaksa amaç, kapsam, dönemler ve rollerle başlayan bir tasarım yaparız. İki durumda da yaklaşımımız aynıdır: önce şirketi anlarız, sonra şirketin taşıyabileceği kadar sade bir sistem kurarız.
Performans Yönetimi hizmetimizin kapsamını inceleyebilir ya da bizimle görüşme planlayabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Bir performans projesi ne kadar sürer?
Süre, şirketin büyüklüğüne ve mevcut yapısına göre değişir. İlk analizden sonra fazlara bölünmüş bir yol haritası ve takvim paylaşıyoruz.
Mevcut performans sistemimizi revize edebilir misiniz?
Evet. Önce mevcut sistemi ve uygulamayı değerlendiriyor, işleyen kısımları koruyup aksayan adımları yeniden tasarlıyoruz.
